Autotexte und Dokumentvorlagen II
Word für Windows unterscheidet seit jeher verschiedene Arten von Dokumentvorlagen. So war bereits die Rede von globalen Vorlagen, die mit allen Dokumenten verbunden sind (etwa Normal.dotm) und von Spezialvorlagen für bestimmte Zwecke (Brief.dotm, Offerte.dotm, Protokoll.dotm etc.). Heute geht es um die Unterscheidung zwischen Benutzervorlagen und Arbeitsgruppenvorlagen, die sich grundsätzlich in verschiedenen Ordnern befinden. In den Erweiterten Optionen von Word für Windows können diese Ordner unter ‘Dateispeicherorte…’ eingesehen und eingestellt werden. Der – meist lokale – Benutzervorlagen-Ordner kann immer nur auf einem Computer genutzt werden. Dort befindet sich auch die Standard-Dokumentvorlage Normal.dotm. Auf den Ordner mit den Arbeitsgruppenvorlagen greifen im Netzwerk immer mehrere Personen zu, etwa die Mitarbeiter einer Abteilung oder gar eines ganzen Unternehmens. Beide Ordner sollten unbedingt in die Datensicherung einbezogen sein.
Wenn in einem Unternehmen oder einer Abteilung AutoTexte definiert werden, um Textelemente schnell wiederverwenden zu können, stellt sich also die Frage, wo sie am besten abgelegt werden: in den Benutzervorlagen oder in den Arbeitsgruppenvorlagen? Beide Alternativen weisen gravierende Nachteile auf, eine Ideallösung gibt es nicht.
Wenn AutoTexte in den Benutzervorlagen abgelegt werden, kann zwar auf Arbeitsgruppenvorlagen verzichtet werden. Damit die Autotexte aber an allen Arbeitsplätzen zur Verfügung stehen, müssen die Dokumentvorlagen zentral geändert und anschliessend in die Benutzervorlagen-Ordner aller Mitarbeiter kopiert werden. Das ist u.U. sehr aufwendig – und bei laufendem Betrieb gar nicht möglich. Ausserdem muss allen Mitarbeitern bekannt sein, dass sie die Dokumentvorlagen nur passiv nutzen, also selbst keine AutoTexte erstellen, weil diese beim nächsten Kopieren der zentral aktualisierten Benutzervorlagen überschrieben würden. AutoText-Wünsche müssten in dem Fall – etwa per eMail – an die Person weitergeleitet werden, die für die zentrale Erstellung und Pflege der Dokumentvorlagen zuständig ist. Es vergeht in jedem Fall einige Zeit, bis die neuen oder geänderten AutoTexte an den Arbeitsplätzen zur Verfügung stehen. Für die Anwender stellt dieses Verfahren klar eine Behinderung dar.
Bei laufendem Betrieb können Arbeitsgruppenvorlagen von niemandem bearbeitet werden, da sie für Änderungen generell gesperrt sind. Dafür können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ein Dokument auf der Basis derselben Dokumentvorlage erstellen und in der Vorlage befindliche AutoTexte einfügen. Kopien der Arbeitsgruppenvorlagen müssen also in einem anderen Ordner aktualisiert und anschliessend wieder in den Ordner der Arbeitsgruppenvorlagen zurückkopiert werden. Alles in allem eignen sich Arbeitsgruppenvorlagen für eine gemeinsame Nutzung am besten: die aktualisierten Dokumentvorlagen müssen nur in den einen Ordner für Arbeitsgruppenvorlagen kopiert werden und können von allen Mitarbeitern automatisch nur passiv genutzt werden.
Eine professionelle Lösung für die gemeinsame Nutzung von Textbausteinen in einem Team sieht freilich anders aus. Textbausteine sollten bei laufendem Betrieb erstellt, geändert oder gelöscht werden können. Das ist nur möglich, wenn die Textbausteine nicht in Dokumentvorlagen abgelegt werden. ArluText speichert jeden Textbaustein in einem eigenen Word-Dokument und verwaltet seine Textbausteine in einer Datenbank. Aus dem Öffnen-Dialog von ArluText besteht über eine individuelle Ablagestruktur Zugang zu jedem Textbaustein, nicht nur zum Einfügen, sondern auch zum Bearbeiten. Zur Aktualisierung eines Textbausteins wird dessen Word-Dokument geöffnet, geändert, gespeichert und wieder geschlossen. Eine einfache, schnelle und systematische Pflege der Textbausteine bei laufendem Betrieb ist so garantiert. Über das Berechtigungssystem von ArluText kann festgelegt werden, ob die Textbausteine (und ihre Ablagestruktur) nur an bestimmten Arbeitsplätzen erstellt, geändert und gelöscht werden dürfen. Die Anzahl der Mitarbeiter, die ArluText gemeinsam nutzen können, ist ebensowenig beschränkt wie die Anzahl und der Umfang der Textbausteine. In der Regel reicht für die Verwaltung der Textbausteine die Microsoft Access-Datenbank aus. Bei hohen Anforderungen kann diese jederzeit durch eine stärkere Datenbank (SQL, Oracle) ersetzt werden.
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