Diese Frage ist nicht so banal, wie sie auf den ersten Blick klingen mag, und sie lässt sich auch nicht mit einem einfachen ‘Jeder’ oder ‘Niemand’ beantworten. Deshalb möchte ich hier einmal den Rahmen abstecken, innerhalb dessen die Unterstützung durch ein Hilfsprogramm wie ArluText sinnvoll sein kann oder sogar unverzichtbar ist. Dabei steht ausser Frage, dass die Verwendung von Word für Windows und Microsoft Outlook nur eine notwendige, keineswegs aber eine hinreichende Bedingung ist…
In Textbausteinen hält man Textelemente abrufbereit, um sie per Click oder auf Tastendruck in stets neue Dokumente oder eMails einzufügen. Dabei kann es sich um Wörter, Sätze, Absätze oder vollständige Texte, aber auch Grafiken oder Tabellen handeln. Alles kann als Textbaustein hinterlegt werden, das in ein Word-Dokument oder ein Outlook-eMail eingefügt werden kann, vorausgesetzt, es eignet sich für eine Wiederverwendung. Textbausteine sind umso wertvoller für ihre Anwender, je schneller und je häufiger sie in neue Dokumente eingefügt werden, einmal abgesehen davon, dass die konsequente Nutzung auch zu einem einheitlichen Erscheinungsbild der so erstellten Schriftstücke beiträgt und tendentiell die Quote der Tippfehler absenkt. Read more
Dokumentenmanagement-System (DMS) und/oder Textbausteinverwaltung?
/in ArluText, Word /by Armin BiermannZumindest für Fachkundige hört sich diese Frage verdächtig nach einem Vergleich von Äpfeln mit Birnen an. Auslöser für diese Gegenüberstellung war jedenfalls eine kommerzielle Anzeige mit dem Titel Textbausteine in Word, Outlook & Co, welche gerade über einen Business-Newsletter verbreitet wurde – und hinter der überraschenderweise ein DMS-Anbieter zum Vorschein kam, der mit einem Teil seines Produkts für das Ganze werben wollte. Wer aus Interesse an einer Textbausteinverwaltung auf diese Annonce geclickt hat, musste sich genauso getäuscht fühlen wie jemand, der hinter einer Annonce für Autoreifen erfährt, dass diese nur zusammen mit dem Auto verkauft werden, an dem sie montiert sind.
ArluText, unsere Textbausteinverwaltung für Word und Outlook, kommt hin und wieder auch als Zusatzmodul (Add-in) in Dokumentenmanagement-Systemen zum Einsatz. In den meisten Fällen steht ArluText jedoch als Add-in in Word und Outlook direkt zur Verfügung, ohne dass noch ein DMS dazwischengeschaltet ist. Deshalb ist es absolut berechtigt, einmal der Frage nach den Unterschieden, den Vorteilen und den Nachteilen der beiden Verwendungsformen nachzugehen…
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Wer braucht überhaupt eine Textbausteinverwaltung?
/in ArluText /by Armin BiermannDiese Frage ist nicht so banal, wie sie auf den ersten Blick klingen mag, und sie lässt sich auch nicht mit einem einfachen ‘Jeder’ oder ‘Niemand’ beantworten. Deshalb möchte ich hier einmal den Rahmen abstecken, innerhalb dessen die Unterstützung durch ein Hilfsprogramm wie ArluText sinnvoll sein kann oder sogar unverzichtbar ist. Dabei steht ausser Frage, dass die Verwendung von Word für Windows und Microsoft Outlook nur eine notwendige, keineswegs aber eine hinreichende Bedingung ist…
In Textbausteinen hält man Textelemente abrufbereit, um sie per Click oder auf Tastendruck in stets neue Dokumente oder eMails einzufügen. Dabei kann es sich um Wörter, Sätze, Absätze oder vollständige Texte, aber auch Grafiken oder Tabellen handeln. Alles kann als Textbaustein hinterlegt werden, das in ein Word-Dokument oder ein Outlook-eMail eingefügt werden kann, vorausgesetzt, es eignet sich für eine Wiederverwendung. Textbausteine sind umso wertvoller für ihre Anwender, je schneller und je häufiger sie in neue Dokumente eingefügt werden, einmal abgesehen davon, dass die konsequente Nutzung auch zu einem einheitlichen Erscheinungsbild der so erstellten Schriftstücke beiträgt und tendentiell die Quote der Tippfehler absenkt. Read more
Vom Nutzen und von den Tücken von Textbausteinen
/in ArluText /by Armin BiermannMit ArluText lassen sich in Word für Windows und in Outlook sehr komfortabel Textbausteine anlegen, einfügen, aktualisieren und verwalten. Trotzdem muss bei der konkreten Arbeit mit ArluText so einiges beachtet werden, um Fehler zu vermeiden, deren negative Auswirkungen Sie vielleicht gar nicht… oder viel zu spät bemerken.
Die Rede ist von Fehlern, bei deren Vermeidung ArluText Ihnen ebensowenig helfen kann wie Excel beim Aufbau von Formeln. Wenn Sie – etwa – nicht wissen, wie man den Umsatzanteil eines Monats am Jahresumsatz errechnet und die Formel deshalb falsch aufbauen, so rechnet Excels Formel zwar richtig, das Ergebnis ist aber trotzdem falsch. Andererseits ist es natürlich beruhigend, dass Computer uns noch nicht die ganze Denkarbeit abnehmen können… Read more
Textbausteine und Dokumentvorlagen
/in ArluText, Word /by Armin BiermannTextbausteine werden von ArluText zwar als Word-Dokumente – und nicht wie die Autotexte von Word für Windows in einer Dokumentvorlage – gespeichert, doch sind sie über diese Dokumente natürlich trotzdem mit einer Dokumentvorlage (Normal.dotm) oder sogar mehreren (etwa: Normal.dotm & Brief.dotm) verbunden. Wenn Sie bspw. aus einem Brief heraus einen Textbaustein anlegen, können Sie auch in ArluText entscheiden, ob dieser nur in Briefen oder in allen Dokumenten verfügbar sein soll. Dementsprechend wird das Dokument, in dem der Textbaustein abgelegt wird, dann mit der Spezialvorlage Brief.dotm – oder aber nur mit der Standardvorlage Normal.dotm verbunden.
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