Die Idee hinter ArluText

‘Büroautomation’ war sehr schnell mein Thema, als ich vor 25 Jahren von der Wissenschaft in die Wirtschaft wechselte und vom Ausmass der Ineffizienz an den Arbeitsplätzen überrascht, ja regelrecht schockiert wurde. Warum sollte man Zeit mit Arbeiten vergeuden, die der Computer selbst und schneller erledigen kann? Ansätze dazu waren vorhanden, etwa bei Word für Windows. Man konnte Texte als Textbausteine abspeichern, um sie bei Bedarf schnell in neue Dokumente einzufügen. Komfortabel war die Funktion allerdings nie, auch später nicht, als aus ‘Textbausteinen’ ‘Autotexte’ wurden.

Microsoft war viel zu sehr damit beschäftigt, die Konkurrenz – WordPerfect und Lotus Ami Pro – von Update zu Update mit noch mehr Funktionen zu übertrumpfen. Oft wurden Funktionen auch nur umbenannt, ohne jede Veränderung oder Verbesserung. Auf diesen Wahnsinn folgte dann einige Jahre später die grosse Angst, die Anwender könnten von all diesen Funktionen und Begriffen überfordert und abgeschreckt werden. Das war die Geburtsstunde der Assistenten, die etwa als Katze oder Hund daherkamen, den überforderten Anwender freundlich bei der Hand nahmen und durch das Programm führten. Leider ohne jeden Lerneffekt. Und daher völlig ineffizient. Mit den Assistenten lernte man nicht, professionelle Dokumentvorlagen – etwa für Briefe oder Dokumentationen – aufzubauen, nein jeder Text wurde immer wieder von A bis Z neu formatiert. So entstand eine Abhängigkeit von den Assistenten… aber die waren ja auch so niedlich und süss wie ein echtes Haustier, dass es kaum auffiel…

Auch die integrierte Textbausteinverwaltung war von Anfang an nur sehr umständlich zu bedienen. Vor allem die nachträgliche Änderung eines Textbausteins war für viele eine echte Hürde. Und kaum jemand wusste, wo diese Textbausteine denn überhaupt gespeichert werden. Deshalb wurden sie meistens auch nicht in die Datensicherung einbezogen und waren oft unwiederbringlich verloren, wenn ein Computer ersetzt oder neu installiert wurde. Besonders mühsam war und ist es, wenn AutoTexte in einer Abteilung oder einem Unternehmen gemeinsam genutzt werden sollen. Dann können Textbausteine nämlich im laufenden Betrieb weder erfasst, noch geändert werden. Das alles war sehr unbefriedigend und kontraproduktiv.

Im Ernst: Microsoft hat sich nie wirklich für die Anwender sowie deren Bedürfnisse und Arbeitsgewohnheiten interessiert, nur in der Rolle des Konsumenten. Sonst wären die Programmfunktionen kontinuierlich verbessert worden, sonst hätte es nie die radikalen Veränderungen an der Oberfläche der Programme gegeben, an die man seine Arbeitsgewohnheiten anpassen musste, auch wenn man dagegen war.

Also musste man Programmen wie Word für Windows auf die Sprünge helfen… durch professionelle Dokumentvorlagen, durch sogenannte Makros, die Abläufe automatisieren, und nicht zuletzt durch Programmerweiterungen, sogenannte Add-ins, externe Programm-Module, die eingebunden und dann innerhalb des Programms genutzt werden können. Im Fall der Textbausteinverwaltung war ein Add-in erforderlich, weil die Bordmittel weder brauchbar waren, noch optimiert werden konnten. ArluText hat diese Funktionslücke nicht nur geschlossen, sondern die Textbaustein-Funktion in vielen Hinsichten erweitert. Darauf gehe ich in den nächsten Wochen näher ein. Die leichte Bedienung und die Möglichkeit der optimalen Anpassung der Textbausteinverwaltung an die eigenen Bedürfnisse sind jedenfalls die besten Garanten für mehr Effizienz. So können Sie endlich bei der Erstellung Ihrer Dokumente alle Arbeiten an den Computer delegieren, für die er Sie nicht braucht… und es gibt ja so viele interessantere Dinge, auch im Büroalltag, als wiederbenötigte Texte immer wieder neu zu erfassen und zu gestalten…