Dokumentenmanagement-System (DMS) und/oder Textbausteinverwaltung?

Zumindest für Fachkundige hört sich diese Frage verdächtig nach einem Vergleich von Äpfeln mit Birnen an. Auslöser für diese Gegenüberstellung war jedenfalls eine kommerzielle Anzeige mit dem Titel Textbausteine in Word, Outlook & Co, welche gerade über einen Business-Newsletter verbreitet wurde – und hinter der überraschender­weise ein DMS-Anbieter zum Vorschein kam, der mit einem Teil seines Produkts für das Ganze werben wollte. Wer aus Interesse an einer Textbausteinverwaltung auf diese Annonce geclickt hat, musste sich genauso getäuscht fühlen wie jemand, der hinter einer Annonce für Autoreifen erfährt, dass diese nur zusammen mit dem Auto verkauft werden, an dem sie montiert sind.

ArluText, unsere Textbausteinverwaltung für Word und Outlook, kommt hin und wieder auch als Zusatzmodul (Add-in) in Dokumentenmanagement-Systemen zum Einsatz. In den meisten Fällen steht ArluText jedoch als Add-in in Word und Outlook direkt zur Verfügung, ohne dass noch ein DMS dazwischengeschaltet ist. Deshalb ist es absolut berechtigt, einmal der Frage nach den Unterschieden, den Vorteilen und den Nachteilen der beiden Verwendungsformen nachzugehen…

Ein Dokumentenmanagement-System (erstellt und) verwaltet sämtliche Dokumente eines Unternehmens in einer eigenen Datenbank, bis hin zu den physisch abgelegten Papierdokumenten und/oder den von ihnen angefertigten Bild-Dateien oder PDFs. ArluText hingegen (erstellt und) verwaltet in seiner Datenbank nur Textbausteine, die zu diesem Zweck einzeln in Word-Dokumenten abgelegt werden. Letztere werden ebenso auf der Basis von Dokumentvorlagen (für Briefe, Protokolle, Dokumentationen etc., u.U. in mehreren Sprachen) angelegt wie die Word-Dokumente in einem DMS.

Bestimmte Inhalte eines neuen Dokuments müssen bereits vor dessen Erstellung im DMS ausgewählt oder eingegeben werden. Sie werden dann vom DMS an den betreffenden Stellen im Dokument einfügt (die Empfängeradresse, die Absenderangaben, der Betreff, die jeweilige Unterzeichner-Konstellation, Schlagwörter für die Suchfunktion etc.). Das Dokument wird automatisch gespeichert, bevor der Anwender nach dem vollständigen Ausfüllen aller Pflichtfelder im DMS zur Erfassung des restlichen Textes nach Word oder Outlook durchgelassen wird, wo dann nicht selten auch noch ein Programm mit stark eingeschränkter Funktionalität wartet. So durchlaufen die Anwender einen vorgegebenen Parcours zwischen engen Leitplanken, welche schon kleinste Abweichungen nach links oder rechts verhindern (sollen). Ein DMS folgt der Devise: Je weniger die Anwender machen dürfen – und folglich können –, desto weniger machen sie falsch, desto einheitlicher ist das Erscheinungsbild der von ihnen erzeugten Dokumente und desto geringer ist der Betreuungs- und Pflegeaufwand für die Informatik-Abteilung. Diese Lösung wird – eher kurzsichtig – für die kostengünstigere gehalten, auch weil sie die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter erübrigen soll. Und das Bedürfnis nach solchen Leitplanken wächst mit der Grösse der Belegschaft… ausser freilich bei den Anwendern, die da wie Kleinkinder an die Hand genommen und durch das Programm geführt werden sollen. Ohne DMS integriert sich ArluText problemlos in die vorhandene Infrastruktur und vereinfacht die Erstellung von Texten. Dabei bleiben die Arbeitsgewohnheiten in Word und Outlook im wesentlichen unangetastet.

Ein weiterer gravierender Unterschied besteht darin, dass jedes DMS aufwendige Individualprogrammierung erfordert, auch immer wieder bei neuen Anforderungen und bei Updates, weshalb der oben erwähnte DMS-Anbieter nicht zufällig nur vage andeutet, dass sich sein System erst ab 10-20 Computern rechne. ArluText dagegen kommt ohne Individualprogrammierung aus, ist allerdings auch ‘nur’ eine Textbausteinverwaltung.

Die Individualprogrammierung ist aber nicht nur ein schlecht kalkulierbarer Kostentreiber: sie stellt ein echtes Problem dar, weil sie ein DMS zu einer individuellen All-in-one-Lösung ausbaut – ein Schritt, der schon nach kurzer Zeit nicht mehr rückgängig gemacht werden kann, zumindest nicht ohne immensen Kostenaufwand. Vorhandene Standardsoftware (Word, Excel, Outlook etc.) wird nämlich eingebunden, das Zusammenspiel der Programme bis ins Detail ausprogrammiert. Im schlimmsten Fall können Programme wie Word für Windows oder Excel anschliessend am DMS vorbei gar nicht mehr benutzt werden, zumindest nicht mehr so wie vor dem DMS-Einsatz. So entsteht eine Abhängigkeit, die ich persönlich ablehne, die aber in der Informatik nicht selten anzutreffen ist.

Die einzige Form der Abhängigkeit, die für mich in der Informatik akzeptabel ist, lässt sich mit derjenigen von der eigenen Autowerkstatt beschreiben, der man sein Auto immer wieder anvertraut, obwohl es Alternativen gäbe: weil man eben zufrieden ist. Genau deshalb bieten wir nur sogenannte Best-of-breed-Lösungen an, bei denen die besten Programme der jeweiligen Kategorie ohne zusätzliche Programmierung zusammenarbeiten, weshalb es möglich bleibt, ein Programm jederzeit durch ein besseres auszutauschen und die Daten ohne grossen Aufwand zu übernehmen.

Fast alle Funktionen eines DMS übernehmen bei uns Adressverwaltungslösungen auf der Basis der Standardsoftware WinCard Pro (cf. www.biermann.ch). Das Zusammenspiel mit Programmen wie Word und Outlook (inkl. ArluText), Excel, TwixTel, Adobe Acrobat etc. wird nur parametrisiert, kommt ohne Programmierung aus. Auf diese Weise liefert man sich weder einer Software noch einem Dienstleister auf Gedeih und Verderb aus. Trotzdem muss man auf ein einheitliches Erscheinungsbild in der Korrespondenz nicht verzichten. Dafür sorgt der Einsatz professioneller Dokumentvorlagen und unserer Textbausteinverwaltung, aber auch eine weitgehende Automatisierung von Prozessen. Darüber hinaus eignen sich die Adressverwaltungslösungen auch für die Kundengewinnung und für eine individuelle Kundenbetreuung. So entstehen Kundeninformationssysteme, in denen jedes Dokument nur wenige Clicks von der jeweiligen Adresse entfernt ist. Darüber hinaus können wahlweise zusätzliche Module aktiviert werden, um den Nutzen weiter zu steigern, etwa anspruchsvolle Fakturierungslösungen.

Gleichzeitig bleiben die Anwender von dem angesprochenen Korsett verschont, das kreative Mitarbeiter, die es gewohnt sind, selbständig zu arbeiten, sowieso nicht akzeptieren würden, weil sie sich in ihrer Arbeit nicht behindern lassen… Damit ist – neben der durch Individualprogrammierung entstehenden Abhängigkeit – der zweite gravierende Nachteil benannt, der gegen ein DMS spricht und ungleich schwerer wiegt als der Vorteil eines geringeren Betreuungsaufwandes für die Informatik-Abteilung: die besten Mitarbeiter werden zuerst gehen, auch weil sie am schnellsten eine neue Stelle finden werden.

Als Fazit – und als Antwort auf die oben erwähnte Annonce – sind wir froh, Ihnen mit ArluText eine Textbausteinverwaltung für Word und Outlook als Teil einer Best-of-breed-Lösung anbieten zu können, aus der Ihnen garantiert keine Nachteile erwachsen. Gerne führen wir Ihnen eine solche Lösung – oder auch nur ArluText im Zusammenspiel mit Word und Outlook – einmal in einer Online-Präsentation vor. Am besten vereinbaren Sie gleich einen Termin mit uns…