ArluText – Die wichtigsten Highlights
Frei definierbare Ablagestruktur
Zusammengehörige Textbausteine werden in gemeinsamen Ordnern abgelegt und so schneller gefunden, auch bei nicht alltäglicher Nutzung. Diese Ordner können Sie auf mehreren Ebenen anlegen und frei benennen. Die Ablagestruktur lässt sich so vollkommen an Ihre Anforderungen anpassen. Wenn im Unternehmen Dokumente in verschiedenen Sprachen erstellt werden und einzelne Mitarbeiter jeweils nur in ihrer Muttersprache korrespondieren, kann pro Sprache ein Hauptordner angelegt und dieser – wie die darin befindlichen Unterordner und Textbausteine – komplett in der jeweiligen Sprache benannt werden. Sind alle Mitarbeiter für mehrere Sprachen zuständig, kann die Ablagestruktur thematisch gegliedert und in der offiziellen Sprache des Unternehmens benannt werden. Die Sprachvarianten werden dann in nach den Sprachen benannten Unterordnern der einzelnen thematischen Ordner abgelegt.
Mehrfach verwendbare Kürzel
Allen Bausteinen aus einem Themenbereich kann dasselbe Kürzel zugeordnet werden. Wird dieses Kürzel dann in einem Dokument oder eMail eingegeben, erscheint beim Drücken von F3 eine Liste aller Textbausteine, aus welcher dann der gewünschte Textbaustein ausgewählt und eingefügt werden kann. Auch die mehrere Textbausteine können nacheinander aus dieser Auswahlliste eingefügt werden, bis diese wieder geschlossen wird. So lassen sich etwa Offerten sehr schnell aus einer Liste aller Offertposten zusammenstellen. Beginnen die Kürzel zusammengehöriger Textbausteine nur gleich, etwa OFF01 bis OFF99, dann kann mit OFF + F3 die komplette Auswahlliste aufgerufen und mit OFF63 etwa ein bestimmter Textbaustein direkt eingefügt werden. So halten Sie sich alle Optionen offen.
Optimale Übersichtlichkeit
Jedem Textbaustein wird nicht nur ein Kürzel zugeordnet und ein Name gegeben. Die Texte der Textbausteine selbst werden als Beschreibung übernommen, was die Auswahl beim Einfügen erleichtert und beschleunigt. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie sich lieber in der Ablagestruktur Ihrer Textbausteinverwaltung bewegen oder in einer Auswahlliste, die Sie durch Eingabe eines mehrfach vergebenen Kürzels + F3 auf den Bildschirm holen.
Zentrale Verfügbarkeit
Alle Textbausteine auf dem aktuellen Stand stehen im Firmennetzwerk immer allen Mitarbeitern zur Verfügung. Die physische Ablage der Textbausteinverwaltung kann frei gewählt und so problemlos in die eigene Datensicherung einbezogen werden. Für den mobilen Einsatz kann die Textbausteinverwaltung auf Notebooks übertragen werden. Werden unterwegs Textbausteine angelegt oder geändert, kann die lokale Textbausteinverwaltung mit derjenigen im Firmennetzwerk synchronisiert werden, wenn das Notebook wieder angeschlossen ist. Im lokalen Betrieb können lediglich keine Änderungen an der Ablagestruktur vorgenommen werden.
Komfortable Verwaltung
Die Textbausteinverwaltung kann bei laufendem Betrieb von allen Mitarbeitern erweitert und aktualisiert werden, die dazu berechtigt sind. Ermöglicht wird dies, da ArluText jeden Textbaustein als eigenständiges Dokument abspeichert und diese mit einer Datenbank verwaltet, während Word für Windows oder Outlook die vergleichbaren AutoTexte in einer Dokumentvorlage ablegt, die nicht geändert werden kann, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig darauf zugreifen (Arbeitsgruppenvorlagen). Pro Arbeitsplatz kann festgelegt werden, ob dort Textbausteine nicht nur eingefügt, sondern auch verändert oder gelöscht werden dürfen. So behalten Sie auch dann die Kontrolle, wenn – wie bei unseren grösseren ArluText-Installationen – mehr 80 Personen mit ArluText arbeiten.
Optimale Ressourcen-Schonung
Da ArluText jeden Ihrer Textbausteine als separates Word-Dokument ablegt und in einer Datenbank verwaltet, wird der Arbeitsspeicher der Computer, auf denen ArluText installiert ist, maximal entlastet. Die AutoText-Sammlungen von Word für Windows und Outlook selbst hingegen befinden sich automatisch immer komplett im Arbeitsspeicher, wenn sie verfügbar sind… und können die Kapazität des Arbeitsspeichers stark drosseln oder gar an die Grenzen treiben.
Tip 1
Es ist manchmal gar nicht so einfach, die passende Ablagestruktur für die eigenen Textbausteine zu finden. Deshalb empfiehlt es sich, am Anfang etwas mehr Zeit und Überlegungen darauf zu verwenden, in welchen Ordnern und Unterordnern Sie Ihre Textbausteine zu Gruppen zusammenfassen. Natürlich ist es möglich, die Struktur auch nachträglich noch anzupassen, sollte sich dies aus der Praxis heraus als sinnvoll erweisen.
Tip 2
Wenn Sie Textbausteine gerne über die Tastatur (Kürzel + F3) einfügen, schöpfen Sie die Möglichkeiten optimal aus, wenn Sie zusammengehörige Textbausteine mit derselben Buchstaben- oder Zeichenfolge beginnen und dann durchnumerieren lassen, etwa SIG1 bis SIG5 für verschiedene Signaturen. Die Numerierung sollte immer soviele Ziffern enthalten, wie Textbausteine zu erwarten sind: etwa 01-99, wenn die Anzahl grösser als 10 und kleiner als 100 betragen wird.
Tip 3
Wenn Sie ArluText in Ihrem Büroalltag und im Hinblick auf Ihre Anforderungen testen, empfehlen wir, so vorzugehen, als ob die Entscheidung für die Einführung schon gefallen wäre. Die Zeit ist gut investiert und nicht verloren, weil Sie die Testversion jederzeit mit einer Lizenz in eine Vollversion umwandeln und dann weiterverwenden können. Der Nutzen und die Effizienzsteigerungen werden andererseits nur dann erkennbar, wenn der Test unter echten Bedingungen durchgeführt wird.