Vom Nutzen und von den Tücken von Textbausteinen
Mit ArluText lassen sich in Word für Windows und in Outlook sehr komfortabel Textbausteine anlegen, einfügen, aktualisieren und verwalten. Trotzdem muss bei der konkreten Arbeit mit ArluText so einiges beachtet werden, um Fehler zu vermeiden, deren negative Auswirkungen Sie vielleicht gar nicht… oder viel zu spät bemerken.
Die Rede ist von Fehlern, bei deren Vermeidung ArluText Ihnen ebensowenig helfen kann wie Excel beim Aufbau von Formeln. Wenn Sie – etwa – nicht wissen, wie man den Umsatzanteil eines Monats am Jahresumsatz errechnet und die Formel deshalb falsch aufbauen, so rechnet Excels Formel zwar richtig, das Ergebnis ist aber trotzdem falsch. Andererseits ist es natürlich beruhigend, dass Computer uns noch nicht die ganze Denkarbeit abnehmen können…
So ist ArluText nicht in der Lage, für Ihre Erfordernisse die bestmögliche Ablagestruktur herauszufinden oder zu entscheiden, was in Ihrer konkreten Praxis sinnvollerweise als Textbaustein angelegt wird – und was nicht. Die Rede ist von Entscheidungen, die den Nutzen der Textbausteinverwaltung steigern oder sogar neutralisieren können. Am grössten ist der Nutzen gewiss dann, wenn die Wege zu den Textbausteinen kurz sind und wenn die Anzahl der jeweils zur Auswahl stehenden Textbausteine übersichtlich bleibt.
Deshalb gilt auch für Textbausteine und die Ordner, in denen sie in ArluText abgelegt werden, ein Motto, das nach meiner Einschätzung in vielen Bereichen der Informatik immer wieder berücksichtigt werden könnte – und sollte: so viel(e) wie nötig und so wenig(e) wie möglich. Die Grenze, ab der der Nutzen nicht mehr gesteigert werden kann und die Wirkung in das Gegenteil umschlägt, liegt sicher bei jedem konkreten Fall des Einsatzes von ArluText anders… und muss wohl in der Praxis herausgefunden werden.
Generell lässt sich sagen, dass die Wege zu den einzelnen Textbausteinen nur dann kurz bleiben, wenn es nicht zu viele Ebenen von Ordnern und Unterordnern gibt. Nach meiner Erfahrung sollte die Grenze bei drei, maximal vier Ebenen liegen. Dem werden alle diejenigen zustimmen, die einmal mit ISO-zertifizierten Ablagestrukturen gearbeitet haben, bei denen man nicht selten zehn und mehr Ebenen in die Tiefe gehen muss, um zu dem Ordner zu gelangen, in dem ein Dokument gespeichert bzw. aus dem ein Dokument wieder geöffnet werden soll. Besonders auf der obersten Ebene der Ablagestruktur sollten sich nur wenige Ordner befinden. Wenn ein Schreibtischcontainer nur drei Schubladen hat, schliesse ich durch Öffnen einer Schublade schon zwei Drittel der Möglichkeiten aus. Ganz anders im Fall der bildhübschen Designer-Container, die ich vor Jahren in Köln gesehen habe und die bei üblicher Grösse nicht drei, sondern 50 Schubladen besassen, jede mit einem eigenen glänzenden Messinggriff versehen… ein echter Blickfang… wunderschön, aber völlig unpraktisch…
Bei der Entscheidung für oder gegen einen Textbaustein scheinen mir neben der generellen Wiederverwendbarkeit zwei Aspekte im Vordergrund zu stehen, von denen mindestens einer erfüllt sein sollte: der Textbausteininhalt wird häufig wiederbenötigt oder/und der Inhalt des Textbausteins kann nur mit grossem Aufwand – wieder – hergestellt werden. Es bedarf wohl kaum der Erwähnung, dass der Aufwand für das Einfügen eines Textbausteins deutlich geringer sein sollte als der Aufwand für die Neuerfassung und –gestaltung des Inhaltes. Und es leuchtet ein, dass der Unterschied immer schon kleiner ausfällt, wenn sich die Gestaltungsarbeit weitgehend erübrigt, weil professionelle Dokumentvorlagen mit fertig vordefinierten Absatzformaten für alle Zwecke des betreffenden Dokumenttyps zur Verfügung stehen… Das zahlt sich dann schon bei der Erstellung, vor allem aber bei der späteren Aktualisierung der Textbausteine aus.
Während sich die bisher angesprochenen Fehler ‘nur’ negativ auf den Nutzen der Textbausteinverwaltung selbst auswirken, ist ein dritter Typ von Fehlern wegen seiner Aussenwirkung unbedingt zu vermeiden… Wird ein Tippfehler in einem Textbaustein nicht bemerkt und deshalb immer wieder in neue Texte eingefügt, kann je nach – Anzahl der – Fehler der Eindruck einer mangelnden Beherrschung der Rechtschreibung entstehen. Ein solches Negativ-Image wird man dann nur schwer wieder los. Deshalb sollten Textbausteine nur im Zustand der ‘vollen Wachheit’ angelegt werden, um einmal einen treffenden Ausdruck aus der Soziologie zu bemühen…
Die positive Nachricht am Schluss: mit ArluText lassen sich alle angesprochenen Fehler jederzeit problemlos beseitigen. Bei laufendem Betrieb können Tippfehler korrigiert und nicht wirklich oder nicht mehr benötigte Textbausteine wieder gelöscht werden. Auch die Ablagestruktur kann jederzeit reorganisiert werden, sollte sich herausstellen, dass die Wege zu den Textbausteinen viel kürzer sein könnten oder dass die Aufteilung von Textbausteinen aus einem auf mehrere Ordner die Übersichtlichkeit verbessern würde.
Und wenn Sie noch ganz am Anfang stehen und die angesprochenen Fehler von vornherein vermeiden möchten, beraten und begleiten wir Sie gerne.